5 Herramientas Útiles y Prácticas Para Automatizar tu Negocio Online
5 Herramientas Útiles y Prácticas Para Automatizar tu Negocio Online

5 Herramientas Útiles y Prácticas Para Automatizar tu Negocio Online

22/09/2022
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El tiempo es oro y eliminar tareas tediosas no solo nos ahorra tiempo, nos despeja para poder hacer tareas más reconfortantes.

Si quieres ganar en productividad y que tu empresa siga siendo competitiva, automatizar debería ser uno de tus propósitos.

Tal vez ya cuentes con alguna solución digital que te facilita el día a día, pero seguro que puedes ir más allá.

Aquí te vamos a hablar de cinco potentes herramientas para automatizar tu negocio online y llevarlo al siguiente nivel.

Cinco herramientas para automatizar tu negocio

Con tantas opciones para automatizar, a veces no resulta fácil seleccionar las más adecuadas. Y esa fue una de las misiones iniciales de AppCritic: ayudar a profesionales independientes y a empresas a elegir software para ser más productivos.

Incorporar nuevas herramientas te dará muchos beneficios para el día a día:

  • Centraliza la información
  • Optimiza los flujos de trabajo
  • Mejora la productividad
  • Aumenta las ventas
  • Reduce los errores humanos
  • Favorece la satisfacción de los clientes
  • Genera un mejor clima laboral
  • Reduce gastos y optimiza recursos

Piensa en la revolución industrial: se conseguía fabricar masivamente lo que hasta entonces se estaba haciendo de manera artesanal. De pronto, un zapatero podía contar con máquinas que hicieran sus productos en tiempo récord. Esto disparó la productividad a finales del siglo XIX.

Hoy vivimos en la era tecnológica, en una auténtica revolución a nivel de software, que nos permite dar un nuevo salto. Podemos lograr hacer de forma masiva algunas tareas que hasta hace poco requerían de un esfuerzo manual.

Piensa en tantas acciones repetitivas que haces en tu jornada laboral, y en tantos quebraderos de cabeza que podrías ahorrarte. Ese es el objetivo de las herramientas que vamos a proponerte a continuación.

1. Programa de facturación

Si tuviera que elegir una de las primeras herramientas de mi stack, empezaría sin duda por la facturación. Salvo que tengas un volumen muy bajo de facturas, es una de las cosas que más tiempo te va a ahorrar y que tiene beneficios que a veces no son tan obvios.

Cosas tan sencillas como consultar cuánto facturaste el año anterior, qué facturas tienes pendientes de pago o poder etiquetar tus fuentes de ingresos se complican cuando lo haces todo con Excel.

Merece la pena contar con un programa que ayude a automatizar este tipo de tareas. Así puedes ganar en tranquilidad, evitar errores en algo tan importante y reducir tu dedicación o las horas de tu personal.

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Holded es un buen ejemplo de programa que permite crear facturas online, aprovechando plantillas prediseñadas e incluso automatizando el proceso. 

Por ejemplo, si emites todos los meses la misma factura a un cliente, podrías evitar prepararla y ajustarla cada vez, así como enviar el correo. Imagina que todo eso pudieras delegarlo en la tecnología, así como muchas tareas similares.

Con Holded también puedes hacer conciliación bancaria y muchas otras funciones. Además, como se trata de un ERP en la nube, va más allá de las facturas. Permite gestionar de forma global toda la empresa, integrando las diferentes áreas. 

Estos son algunos de los temas que puedes gestionar:

  • Recursos Humanos
  • Inventario
  • Gestión de proyectos
  • Coordinación de equipos

Holded es la herramienta con la que trabaja AppCritic, estas son las cosas que nos cuenta Iván Fanego:

Una función que pasa desapercibida pero que para mí es importante es la de etiquetar: en AppCritic tengo 3 áreas de negocio: Academy, Content y Consulting, y poder marcar de qué es cada cosa me ayuda mucho. Además, los diseños quedan modernos, que parece una tontería, pero cuando mandas una factura, no quieres parecer un casposo. Añado a esto el portal de facturación, súpercomodo y evita muchas idas y venidas de facturas.

2. Software de marketing y ventas

Vender o no vender, eso es lo que distingue a un negocio de una afición.

Esto y mucho más es lo que se puede conseguir con un CRM y otras soluciones para ventas.

Estas son algunas de las tareas programables que te pueden mejorar la eficiencia y la eficacia:

  • Seguimiento de leads con recordatorios para el comercial
  • Información completa y exhaustiva siempre a mano sobre los clientes

El uso de un CRM en español y que sea intuitivo, te puede cambiar totalmente la vida. Piensa por ejemplo en poder hacer tareas habituales como: 

  • Envío de correos oportunos, personalizados y automáticos para captación o fidelización
  • Publicación automatizada de contenidos en redes sociales
  • Informes de campañas realizadas, visitas recibidas en la web o interacciones en Social Media

Además, a nivel de marketing también hay mucho que se puede automatizar con las herramientas correctas.

  • Generar artículos de blog
  • Optimizar el SEO
  • Crear landing pages
  • Generar workflows de comunicación interna y externa

Esto solo es un resumen de todo lo que te permite esta potente herramienta. La cuestión es que estés al día de las tendencias de marketing y que definas tus objetivos, para empezar a probar y a crecer.

3. Comunicación interna 

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Los emails y las reuniones continuas con el equipo pueden quitar mucho tiempo valioso. Más allá de la comunicación directa necesaria para generar conexión y vínculo interpersonal, si quieres evitar ahorrar tiempo en este sentido, se puede lograr con soluciones digitales.

Programas como Slack permiten coordinarse dentro de la empresa, ahorrando muchos correos innecesarios que restan tiempo para otras tareas prioritarias. La herramienta ayuda especialmente a evitar chats sin foco como los que pueden suceder en un grupo de WhatsApp.

Slack permite generar conversaciones con hilos que se abren, como en un foro. Así, si hay un tema concreto a resolver, se puede tratar por separado. Además, se pueden subir y guardar documentos y más. 

Gracias a la posibilidad de mencionar y notificar a personas específicas, se evita que todos tengan que leer todo cada vez, algo muy improductivo y que genera desgaste en la comunicación.

4. Atención a los clientes

Nadie quiere llamar a una empresa y esperar durante largos minutos mientras escucha una música. Si quieres fidelizar y generar confianza a largo plazo, cuida a tu cartera con una buena atención continua.

Los bots en la web o en las redes sociales son formas de automatizar la comunicación muy efectivas. No se sustituye a la persona que en un momento dado tendrá que hablar directamente, pero se complementan. 

El bot puede responder a las primeras dudas o a determinadas incidencias, y después dar paso a la persona adecuada, reduciendo así la espera y mejorando la velocidad y efectividad de respuesta.

Además, se pueden automatizar también encuestas de satisfacción de clientes, para así anticiparse a potenciales reclamaciones o incidencias. Puedes usar programas de generación de formularios, como Typeform, una solución muy intuitiva y con un programa de prueba muy completo.

Recuerda también el papel del CRM en este sentido, y es que te permite atender a la persona sabiendo su nombre y sus datos. Con un acceso rápido a cualquier contacto, puedes dar una atención mucho más personalizada.

5. Analítica y datos

Automatizar la obtención de data relevante para el negocio puede marcar una gran diferencia. Si se hace, se pueden tomar mejores decisiones estratégicas.

Todo lo que se puede medir del negocio se encuentra en alguna solución de software. Vamos a ver algunas de las principales herramientas para poder controlar información clave.

  • Analítica web: visitas, fuentes, comportamiento, etc.
  • Informes de redes sociales: interacciones, seguidores, contenido con más interés…
  • Métricas sobre leads o clientes: informes con datos clave de los contactos.
  • Reportes sobre ventas: datos clave sobre el rendimiento de los vendedores, canales más efectivos y más.
  • Panel de control financiero: gastos, ingresos, previsiones y otros.

Claves para empezar a automatizar tu negocio

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Antes de dar con las herramientas adecuadas, ten en cuenta algunos criterios para elegir el software que te conviene.

  • Que sea intuitivo
  • Programa accesible desde cualquier lugar
  • Una solución asequible que pronto puedas amortizar
  • Asegúrate de contar con soporte y actualizaciones
  • Prueba la demo antes de invertir

Estos aspectos mencionados te servirán como punto de partida para hacerte con las mejores herramientas para automatizar tu negocio.

Ahora, una vez que tengas las soluciones contratadas o adquiridas, ¿qué pasos seguir?

En el momento de implementar tus herramientas, recuerda que tu empresa necesitará un periodo de adaptación. 

A día de hoy seguramente ya tendréis muy incorporadas unas maneras de funcionar. Ten por seguro que estas herramientas de automatización te quitarán trabajo y dolores de cabeza, pero en una fase inicial supondrán un reto. Requerirán que vuelvas a definir los procesos y a generar algunas dinámicas, fuera de la costumbre habitual. 

Seguir estas buenas prácticas podrá ayudarte:

  • Organiza formaciones para todos
  • Impulsa la motivación y la implicación
  • Da espacio a las sugerencias de todos
  • Facilita recursos para que se familiaricen con el cambio
  • Define muy bien los procesos y asegura una comunicación coherente y coordinada

Es como cuando aprendemos a conducir, que conviene tomárselo en serio, para evitar coger ciertos vicios que podrían quedarse para siempre. En las empresas también se pueden generar dinámicas poco productivas. Esto se previene si se definen unos protocolos muy claros desde el principio. 

Conclusión

Como ves, tienes muchas formas a día de hoy de mejorar la productividad en tu día a día. La cuestión es dar el paso y empezar a digitalizar tu empresa cada vez más. Es verdad que te supondrá un esfuerzo inicial, pero en poco tiempo se rentabiliza con creces.

Son muchas las opciones que puedes encontrar en el mercado, y que podrían interesarte dependiendo de tu sector. En definitiva, todo lo puedes automatizar en tu empresa, desde contabilidad hasta recursos humanos, pasando por temas logísticos y de documentación. 

Más allá de la automatización de cada industria, estas son cinco recomendaciones generales para cualquier tipo de negocio. 

  • Programa de facturación
  • CRM
  • Herramienta de marketing
  • Gestión de equipos y coordinación
  • Software con datos e informes

Estas son algunas de las herramientas que te pueden ser útiles para automatizar tu negocio online. Ante un escenario tan retador y competitivo, no te quedes atrás y asegúrate de contar con las herramientas necesarias.

Imagen de portada de Tyler Franta en Unsplash


Post escrito por Beatriz Ariza Rossy

Escritora y experta en marketing freelance Combina su trabajo knowmad con una vida tranquila en plena naturaleza.

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