![Cómo documentar un proceso de marketing automation como un profesional [Incluye Plantilla]](https://appcritic.es/wp-content/uploads/2022/03/Documenta-Marketing-Automation.jpg)
Empiezas tu proyecto con Marketing Automation, Inbound Marketing y demás. Creas tus primeras landings, automatizaciones, etiquetas… Con la herramienta que sea. Y cuando te quieres dar cuenta… Tienes un caos y un descontrol tremendos: no sabes ni cómo llega la gente, ni cómo funcionan la mitad de las automatizaciones y si tuvieras que cambiar de plataforma, sufrirías. Conozco la historia. Y, por suerte, la solución la tienes en este artículo.
Si llevas tiempo trabajando con Marketing Automation te habrás dado cuenta de lo fácil que es perder el control: por eso, tener un proceso y una documentación te ayudarán a evitar problemas. En este post comparto una plantilla para que puedas documentar fácilmente tus flujos de Marketing Automation.
Ya llevo 3 migraciones de herramientas y… No sé cómo habría podido hacerlo sin cierto control.
Esto es lo que vamos a ver:
Tabla de contenido
Recuerdo perfectamente la sensación de libertad de vivir con amigos en los lejanos años universitarios.
Cuando terminábamos de comer no recogíamos los platos: era una forma de rebeldía.
Tras años en los que nos obligaban a recoger la mesa justo al acabar de comer, el poder postergar la tarea sin que nadie nos gritara “a recoger” nos hacía sentir libres y poderosos (sí, nos conformábamos con poco en aquellos años).
Los platos y la mierda se acumulaban cada vez más tiempo, a veces hasta la cena, porque, total: ¿para qué recoger si íbamos a manchar otra vez?
El caos empezó a invadir poco a poco nuestro hogar salmantino y cuando nos quisimos dar cuenta vivíamos en una pocilga. Poco a poco tuvimos que instalar normas. Nunca llegamos a ser tan exigentes como nuestras madres, pero tampoco podíamos dejar reinar la anarquía. Cuando lo hacíamos (lo que ocurría la mayor parte del tiempo, para ser sincero) la casa se llenaba de mierda.
Aprendimos que aunque ciertas normas puedan parecer un rollo, a veces son necesarias.
¿A qué viene esto?
Es una analogía de lo que ocurre o puede ocurrir cuando trabajas en proyectos propios: como tus padres no están en casa (vamos, no tienes un cliente o “jefe”) te permites cierta dejadez en temas más aburridos (documentación y organización).
Pero la libertad, tiene un precio.
Empiezas trasteando con una herramienta de automatización de marketing y haciendo cuatro tonterías (un par de formularios de suscripción, dos o tres flujos y campañas, unas cuantas variables personalizadas,…) y cuando te quieres dar cuenta tienes un lío de tres pares de narices.
3 variables distintas para el nombre del usuario (a veces pones “Full Name”, otras “Nombre” y otras “nombe”), un sistema de etiquetas que no entiendes ni tú,… Y al final no sabes ni lo que tienes, ni de dónde viene ni por qué.
Si eres el único que trabaja en tu proyecto no hay problema: puedes sobrevivir en tu propio caos. Sí, serás menos eficiente, surgirán problemas y al final todo será menos complicado. Pero… Tú te lo guisas, tú te lo comes.
Personalmente, es un problema que me ha pasado mucho: empiezo con buenas intenciones y con cosas sencillas, pero al final la cosa se complica y acabo con cierto caos difícil de mantener. Es algo que sólo me pasa en proyectos propios: cuando trabajas para otros necesitas “cierta disciplina”: la relación con el cliente te obliga a mantener las cosas más organizadas y explicadas.
En la automatización básica que tenía montada en AppCritic con Drip ya me he dado cuenta de que empiezo a tener problemas. Ahora, que voy por la tercera migración y me he pasado a Clientify, me doy cuenta de lo importante que es documentar.
Los ejemplos que ponía antes no eran inventados.
Tenía claro que tenía que empezar a limpiar la casa y organizar las cosas, porque al final pruebo mucho software y cuanto más pruebas… “Más mierda dejas” 😉
Aunque no me vaya a molestar en ser muy riguroso con herramientas que pruebo sólo unos cuantos días o semanas (como es el caso de Intercom), sí pretendo serlo con las herramientas que use como parte de mi batería personal de herramientas.
En un proyecto más bien pequeño, si no prestas atención y vas con prisas (ya sea porque tengas poco tiempo o porque estés probando cosas por curiosidad) pueden surgir muchos inconvenientes que arrastres en el largo plazo.
Aunque siempre puedas hacer limpieza, es mejor empezar “limpito y organizado”, sobre todo si pretendemos que en algún momento otras personas colaboren en el proyecto o queremos que alguien nos eche un cable ampliando funcionalidades.
¿Por qué?
Los beneficios están claros.
Pero también es cierto que es un proceso que da pereza y es fácil pensar que hay mejores usos del tiempo: muchos huimos de este tipo de tareas cuando estamos en proyectos propios con la excusa de “ey, ahora soy libre, no tengo que rendir cuentas a nadie, así que me voy a dedicar a ser más productivo y menos a hacer papelajos”.
Craso error: si bien el papel por el papel puede ser una pérdida de tiempo (o, muchas veces, una excusa para cobrar más y mejor), contar con una documentación suficientemente detallada (sin ser asfixiante) nos ayudará en el medio y largo plazo.
El otro día estaba en el grupo de LeadPages cuando Brennan Dunn (el fundador de DoubleYourFreelancing) compartió la documentación del proceso de automation que usa en su web. El trabajo que ha hecho es simplemente impresionante y decidí que era un gran momento para:
Antes de ponernos manos a la obra, unas consideraciones:
Lo -casi- primero es darle una estructura lógica al documento y aclarar el objetivo y algunas consideraciones básicas.
¿De qué web hablamos? ¿qué herramientas cubre? ¿Cuándo lo actualizamos por última vez? Esto ayudará a hacer cierto seguimiento. Brennan lo cubre con un mero overview, pero podemos ampliar un poco sin que sea mucho trabajo.
Explicamos cuáles son los principales eventos que hemos definido y cuándo se activan (triggers).
Al estar Drip basado en tags (etiquetas), podemos definir un sistema bastante rico. En el ejemplo de DYF:
En AppCritic tengo algo así (como se puede leer, faltan cosas):
Formularios de entrada: a medida que vas haciendo más formularios es fácil perder la cuenta de por dónde vas y dónde están. Si estás pensando “pues lo puedo ver directamente en la herramienta”: bueno, eso es si no utilizas ninguna herramienta de terceros, tipo Thrive, Gravity, SUMO, Bloom, OptinEngine (que es la que estoy probando ahora, que es gratis y se integra con Drip).
Actualización de 5 de octubre: cuando escribí el post, usaba OptinEngine con Drip. Acabo de migrar a ActiveCampaign y ahora estoy usando Bloom. Ambos tenían integración con AC, pero quería probar algo nuevo.
Actualización de 26 de julio de 2021: Acabo de migrar todo a Clientify.
Actualización de 1 de julio de 2022: Acabo de migrar todo a Convertkit. Es agotador cambiar cada año o dos, pero me ayuda a conocer mejor el mercado. Lo que más me está gustando es la buena calidad de los diseños y la facilidad de uso, me ahorra tiempo.
Aunque el amigo no los usa, esa es otra historia. Si usas Campañas, las debes documentar.
Aquí añade cosas muy interesantes sobre cómo gestiona las suscripciones en los cursos por email, asegurándose, entre otras cosas, de no reiniciar el curso si alguien se vuelve a suscribir o de esperar ciertos intervalos de tiempo antes de intentar vender un producto en función del comportamiento en el curso.
Hay otras tantas partes muy personalizadas y muy pro que merecen un análisis en sí mismo: pero no es el objetivo de hoy. Está bien verlas como ejemplo, pero aquí queríamos cubrir el sistema de documentación. Eso sí, son fuentes de inspiración que tendré en cuenta para el futuro.
Sobre todo me ha parecido interesante el flujo que tiene preparado con el abandono de carrito: si estás en la lista de email, vas a una página de venta, no eres cliente y no estás “locked” (bloqueado, en medio de un curso de email u otra secuencia) te llegará otro email.
También, ahora mismo se nos va un poco de avanzado: pero cuenta con personalización de contenidos en función de los datos de segmentación que tengas en su base de datos. Cambia el título ya algunos textos.
Aquí incluye un listado de eventos de los que hacen seguimiento con Mixpanel. Aunque yo use Google Analytics tengo los eventos un poco “descontrolados”, sin duda, otra cosa a incluir en el documento.
